在打印年检申报审核表时，需要将每个人的信息导出后再打印。

人数少的情况下所费时间较短，但是人数达到成千上万时，那就会花费很长的时间，并且有可能出现重复打印及漏打的现象。

为了解决这个问题，我经过多方查找资料，反复探索研究，终于获得成功。

这个方法的思路是这样的，将Excel表数据信息导入Access数据库中，然后再与Word文档链接，这样就可以享受成功的喜悦了。

下面就来介绍一下我实战的过程。

首先新建Word表或文档，并放到一个文件夹中。

这里以填从业人员年检申报审核表为例（图1），并放入名为年检的文件夹中。

然后在年检软件中，将全部信息导出一张Excel表，并命名年检申报表存入年检文件夹中。

为了方便下面的工作，将这张表复制一份到Sheet2中，并去掉表头。

建议以部门排序，方便以后整理。

由于年检申报表打印出来的的日期格式是YYYY-MM-DD，而从年检软件导出的格式是YYYY.MM.DD，需要更改一下格式。

以出生年月为例，在Excle表格中出生年月后插入两F、Ｇ列，将=MID(E2,1,4)"-"MID(E2,6,2)"-"MID(E2,9,2)输入到F2中，然后双击F2右下角，这样全列就填好了（图2）。

再将F列复制到G列。

选中F列点击右键复制，再选中G列粘贴选项值。

右键点击G列设置单元格格式文本确定。

将格式不符的E、F两列删除。

按照此方法依次对后面的合同签订时间、用工备案时间进行更改（图3）。

小提示：Excle表的第一行的标题最好将多行的改为一行，否则在导入数据库时不能识别（也可以在数据库表中再更改标题行）。

现在新建一个Access空数据库。

点击开始所有程序Microsoft Office 2013Access 2013,单击空白桌面数据库,在弹出的对话框中，选择要存入的位置年检文件夹，并将新建的空数据库取名为年检数据库，点击创建按钮。

接下来导入数据。

点击外部数据导入Excel电子表格，打开选择数据源和目标对话框，在指定对象定义的来源点击浏览找到年检文件夹，选中刚才建成的年检申报表Excel表， 点打开按钮。

选中将数据源导入当前数据库的新表中然后确定，进入导入数据表向导。

选择Sheet2表，点击下一步 （图4）。

选中第一行包含列标题 ，点击下一步 ，继续点击下一步，选择不要主键 ，接下来填入名称年检数据表，占击完成按钮，最后点击关闭按钮（图5）。

再接下来是合并数据。

选择外部数据Word合并，这时弹出一个Word邮件合并向导对话框（图6）。

选择将数据链接到现有的Microsoft Word 文档，单击确定按钮。

在年检文件夹中选择已经建成的文档从业人员年检申报审核表Word文档并打开。

将光标放在需要填入姓名的位置，选择邮件中的插入合并域按钮，选择姓名字段，单击插入按钮，然后点击关闭（图7）,这样就插入了一项内容。

用同样的方法将其他的内容依次填入表中（图8）。

这时可以单击预览结果按钮，查看合成的效果。

也可以单击上一记录按钮或者下一记录查看其他记录。

最后，合并Word文档和数据源。

一般常用方式有三种：第一种是单击完成并合并按钮中的编辑单个文档，它会产生一个单独的新文档。

第二种是选择打印文档按钮，它会将结果输出到打印机中。

第三种是选择发送电子邮件按钮。

推荐第一种。

单击完成并合并按钮中的编辑单个文档，弹出一个合并到新文档对话框，在这里可以选择需要合并的记录。

这里选择全部然后点击确定按钮，一个新的文档就会自动生成。

打开这个文档，就可以随时随意的打印自己想要的表格了。

笔者所在公司现有2100多人，将年检申报审核表全部打印出来，需要专人耗费十天左右时间，而现在只需半天的时间就可以完成了，工作效率得到了极大的提高。

并且还留有电子格式的文档，便于查找、更改、携带、传送和保存。

这种方法可以广泛地应用到有基础数据的各个部门，如果灵活应用将会有更广阔用途。